Jeden sposób, dzięki któremu na wszystko mam czas

• Lifestyle
• Mama
• Motywacja
• Studia

Często dostaję pytania jak organizować czas, by wystarczyło go na wszystko i jakie są moje sposoby na zarządzanie czasem. Mam wtedy duży problem, by odpowiedzieć, bo nigdy nie uczyłam się żadnych teorii ani sztuczek na oszczędzanie czasu. Jestem praktykiem, samoukiem i dopiero, gdy ostatnio znów pojawiło się sporo takich zapytań zaczęłam na ten temat czytać. Trafiłam wtedy na ciekawą zasadę, którą podświadomie stosuję od zawsze. Nigdy jednak nie wiedziałam, że ktoś ją nazwał. Nigdy nie wiedziałam też jak ubrać w słowa mój instynktowny podział obowiązków i związane z tym sposoby na radzenie sobie ze wszystkim.

Słyszałeś kiedyś o macierzy Eisenhowera? Przyznam, że ja do niedawna nie wiedziałam, że coś takiego istnieje, mimo że podświadomie działam zgodnie z nią. Jest to wręcz podstawowa metoda podziału obowiązków. Bez niej, jeśli ma się dużo na głowie, to ciężko sobie poradzić.

Generał Dwight Eisenhower był trzydziestym czwartym prezydentem Stanów Zjednoczonych, którego motto brzmiało: „What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”. Co można przetłumaczyć jako: „To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”.

Stosowanie się do zasady Eisenhowera, w kwestii zarządzania czasem, polega na podziale naszych obowiązków na cztery kategorie związane z ich ważnością i pilnością. Ułatwia zorientowanie się co jest naprawdę ważne, a co może poczekać. Dla mnie jest to niezbędny podział, by radzić sobie każdego dnia i być w stanie znaleźć czas na zajmowanie się dziećmi i domem, naukę i odpoczywanie. Jeśli masz problem z organizacją czasu to macierz Eisenhowera jest zdecydowanie dla Ciebie.

Dzieli ona nasze obowiązki na cztery następujące kategorie:

1. Rzeczy ważne i pilne

Zdarzenia kryzysowe lub sprawy już „po terminie”. Często są to sprawy, które pojawiają się nagle lub powstają na skutek zaniedbania obowiązków z kolejnej grupy, czyli rzeczy ważnych, ale niepilnych. Należy się nimi zająć jak najszybciej i prawie zawsze osobiście. W moim przypadku są to np.: przygotowanie do najbliższych egzaminów, wizyty z dziećmi u lekarza i inne zdarzenia losowe, których nie sposób zaplanować.

2. Rzeczy ważne i niepilne

Powinno się dążyć, by w tej grupie było jak najwięcej spośród naszych obowiązków. Przydatne jest tu dobre planowanie i systematyczność w wykonywaniu zadań. W przypadku spraw za które ciężko jest nam się „zabrać” pomocne jest też wyznaczanie sobie terminów, tzw. deadline’ów. Dla mnie są to np.: systematyczna nauka (o moich sposobach na skuteczną naukę pisałam tutaj), spędzanie czasu z rodziną, aktywność fizyczna, czytanie książek, pisanie artykułów na bloga czy odpisywanie na maile.

3. Rzeczy nieważne i pilne

Czy to możliwe, że takie istnieją? Jak najbardziej. Większość z tych obowiązków można przekazać komuś innemu i dzięki temu zaoszczędzić sporo czasu. Dla mnie są to np.: przygotowywanie posiłków (czasami zamawiam obiady, dostaję coś gotowego od mamy albo przygotowuję obiad na kilka dni), sprzątanie i inne obowiązki w domu (tu pomoc męża i niani jest nieoceniona), załatwianie części spraw związanych ze studiami (bardzo potrzebna jest pomoc życzliwych koleżanek i kolegów, za którą jestem ogromnie wdzięczna i z tego miejsca serdecznie dziekuję!).

4. Rzeczy nieważne i niepilne

Rzeczy z tej kategorii należy jak najbardziej ograniczać lub nawet całkowicie wyeliminować. To ta grupa jest odpowiedzialna za marnowanie czasu. Jest to np.: bezcelowe surfowanie po internecie, oglądanie telewizji, mało ważna korespondencja internetowa i cała masa innych pochłaniaczy czasu. Do tej grupy nie należy odpoczynek, który jest niezbędny i każdemu potrzebny. Jednak na pewno wiesz, że błąkając się po Internecie wcale nie odpoczywasz, zupełnie inaczej jest w przypadku czytania książek czy aktywności fizycznej, które dają zdecydowanie więcej korzyści i wytchnienia.

Podsumowując, najważniejsze jest dążenie do tego, by jak najwięcej obowiązków było w grupie drugiej, czyli grupie rzeczy ważnych, ale niepilnych. Możemy wtedy łatwo zaplanować kiedy je wykonamy i będąc systematycznym ze wszystkim można się uporać. Jednocześnie należy minimalizować grupę trzecią i czwartą, czyli grupę różnych rzeczy nieważnych. Jeśli natomiast pojawią się jakieś sprawy w grupie pierwszej, należy je jak najszybciej rozwiązać. Jest to według mnie klucz do sukcesu w zarządzaniu czasem i sobą. Nie tracimy wtedy czasu na błahostki i skupiamy się na tym co naprawdę ważne. Dla mnie jest to rodzina, nauka, rozwój osobisty i aktywny wypoczynek.

A dla Ciebie co jest ważne? Z czego jesteś gotowy zrezygnować, aby lepiej zarządzać swoim czasem?

Lek. Katarzyna Woźniak